از جمله مواردی که برای مدعوین در نظر گرفته شد، نحوه ی اسکان و پیش بینی تغذیه روزانه و میان وعده ها در طول مدت برگزاری اجلاس است.

در این جلسه گزارش دبیران کمیته ها نیز ارائه شد که کمیته تبلیغات و اطلاع رسانی در مورد اقدامات انجام شده برای طراحی پوستر چهاردهمین اجلاس ، همچنین توزیع پوسترهای " فراخوان مقاله" گزارش خود را اعلام کرد و کمیته های دیگر نیز در مورد لوح تقدیر به زبان انگلیسی، ترجمه همزمان انگلیسی فارسی و دعوت از یک شخصیت برجسته ی علمی در افتتاحیه چهاردهمین اجلاس سراسری فناوری رسانه گزارش خود را به دبیر اجلاس آقای مهندس فهمی حشیانی ارایه کردند.